Agile werkomgeving
Huisvesten voor agile werken
Agile werken vraagt om een andere huisvestingsbenadering. Wat is agile werken en welke inrichting past hierbij? Experts geven ons inzicht in agile werken en wat dit betekent in termen van huisvesten. Wat zorgt dat teams de meerwaarden zien van naar kantoor komen?
Auteur: Kitty de Groot, designer, journalist en partner van STUDIO VIX
Onderzoek verricht voor het interieurarchitectuur vakblad Inside Information & de Office Academy.
Wat is agile werken?
“Agile werken is in essentie in korte sprints met elkaar werken aan de ontwikkeling van een product, een applicatie, een dienst, een oplossing voor een probleem”, vertelt Anneline van der Zon, expert op het gebied van agile werkomgevingen. “Met regelmaat (veelal dagelijks) wordt de voortgang van het project besproken. Wat er gedaan is, wat er gedaan moet worden en wat het doel is wordt gevisualiseerd in de ruimte. Het team is zelfsturend, vaak multidisciplinair en heeft regelmatig contact met zijn belangrijkste stakeholders.”
Wat zijn de werkplek behoeften?
“Bij agile werken draait het om het team. Voor hen is bij elkaar zijn als team belangrijk. Hybride of flexwerken, waarbij men slechts bij elkaar komt voor een sessie en daarna weer uit elkaar zwerft haalt de communicatie-flow eruit. Persoonlijk contact en de interactie tussen teamleden en teams op de werkvloer is er dan niet. Je kan dan ook niet je processen inzichtelijk maken in je eigen fysieke team werkzone. Dat is een groot gemis. Wat zijn andere redenen waarom het hebben van een teamzone zo belangrijk is?”
Een eigen teamzone.
De vier kernelementen voor effectief samenwerken zijn (volgens studies van het CfPB):
Eén: het houden van actieve gezamenlijke sessies. Twee: het hebben van korte interacties voor onderlinge afstemming, verificatie en sociaal contact tijdens het werken. Drie: onbewust meeluisteren en elkaar observeren op de werkvloer. Vier: zelfstandig werken, even teruggetrokken zijn uit de groep om geconcentreerd te werken. Punt twee en drie vragen om werkplekken in elkaars nabijheid.
Wist u dat geluiden van eigen teamleden als acceptabel en nuttig worden een tegendeel tot geluiden van een ander team?
Bij agile werken is het belangrijk dat het team zijn werkzone zelf kan indelen en aanpassen. Teams hebben een eigen cultuur, hoe sterker hoe trotser en hoe beter de resultaten. Voor cultuur vorming is fysieke verbinding nodig. Teams willen zich kunne manifesteren en ontplooiien. Ze willen veelal een samenwerkingszone waar planningen, overzichten en resultaten fysiek worden getoond op wanden en/of whiteboards. Waar de ‘to do’s en done’s’ in het zicht zijn, zodat de voortgang voor iedereen in het team en daar buiten helder is. Bij hybride werken geeft dit teamleden een heldere werkplek waar meer te halen is dan thuis.
De werkplek als visitekaartje
Bij agile werken wil het team zelf zijn ruimte kunnen aanpassen opdat deze hen optimaal ondersteunt in hun projectactiviteiten. Ze willen zich kunnen manifesteren, laten zien en ervaren waar ze staan in het project en wat hun doelen zijn. Het geeft ze een gevoel van betekenis; we doen er toe, samen werken we ergens naar toe. De werkplek kan je zien als het visitekaartje van het team.
Agile-goeroe James Shore spreekt over ‘informative workspaces’ die veel gemeen hebben met een cockpit: piloten hebben alles inzichtelijk. Een teamruimte is als een cockpit: in de ruimte zie je door de visualisaties wat de ‘workload’ is, waar het team staat, wat de problemen zijn.
Welke meeting-ruimten?
Wat zijn de typische agile-werken overlegwijzen:
Eén: de dagelijkse ‘stand-up-meetings’, die houden team het liefst bij de ‘teamspot’, waar alles is gevisualiseerd. Dat is een actieve sessie, waarbij een statafel al taboe kan zijn omdat er dan laptops op worden gezet en men eraan gaat hangen. Het is een sta-plek, mogelijk met actieve zit- en veel schrijfmogelijkheden. Het mooist is als het meubilair mobiel is, zodat per moment of fase in het project de meest gepaste opstelling gemaakt kan worden.
Een tweede type meeting: de demo-momenten: Eén keer in de 2, 3 weken, aan het einde van een sprint, toont het team aan hun ‘stakeholders’ wat ze hebben gedaan en worden de volgende stappen gezamenlijk afgestemd. Dan wordt er wel eens gewerkt met tribunebanken. Ook hier geldt: hoe dichter deze sessies bij de teams plaatsvinden, hoe meer het de ‘flow’ van samenwerken en voortgang ondersteunt.
Ten derde zijn er ook nog de ‘big room events’ of ‘PI-events’; één groot planningsevent, waarbij alle samenhangende teams samen in 2 dagen tijd hun werk plannen voor het komende kwartaal. Tijdens zo’n PI-event zijn er plenaire en break-out sessies.
Tenslotte de ‘retrospectives’, de teamevaluaties aan het einde van een sprint. Er wordt gekeken naar hoe de samenwerking verloopt, hoe het team presteert. Daar deze ‘retrospectives’ heel persoonlijk kunnen zijn, is het fijn als deze plaatsvinden in gesloten ruimten.
Visualisatie in de ruimte
Binnen nieuwe werkvormen zoals ‘design thinking’ en agile werken wordt het visueel werken omarmd, zegt Paulusse. “Je kan projectroutes visualiseren, de emoties van het team weergeven, klantenscenario’s uittekenen, oplossingen visualiseren. Het visualiseren van een mogelijke oplossing voor een probleem geeft een dusdanige voorstelling van de nieuwe situatie dat je deze ook echt ervaren kan en zo reëel mogelijk bij klanten kan toetsen, zodat je sneller en effectiever naar een goed resultaat kan werken. Het visualiseren van je projectroute maakt dat je als team samen ervaart en helder hebt waar je aan werkt”
Meer lezen over effectief samenwerken, over agile werken en huisvesten?
Advies over hoe uw kantoor het best in te richten om effectief samenwerken, kennisdeling en het community gevoel te stimuleren?
Creatief ecosysteem
Creatief ecosysteem
In de artikelenreeks over ‘Hoe stimuleer je creativiteit door de omgeving?’ spreken we Branko Broekman, expert over het creatieve proces, bezoeken we twee referenties: innovatiehub HangarK en ontwerpstudio VanBerlo, en spreken tenslotte met ontwerper Richard Hutten.
Vier verschillende perspectieven…
Dit artikel is verschenen in het interieurarchitectuur vakblad Inside Information.
Auteur: Kitty de Groot, designer, journalist en partner van STUDIO VI.X
Branko Broekman, de expert van het creatieve proces
“Creatief denken vraagt om mentale openheid. Oordelen moet je soms opzij kunnen schuiven, zodat je denken niet stokt”, vertelt Branko Broekman.
“We hebben over alles al snel een oordeel. Kinderen zijn nog niet gevormd door allerlei vooroordelen. Zij kunnen met hun volle fantasie ergens in opgaan, waarbij ideeën in een hele korte tijd steeds wilder worden; even kan alles.”
Om het maximale uit een team te halen, let Broekman op wat er zich in de groep afspeelt. “Voelt eenieder zich vrij om zichzelf te zijn? Voelt het veilig? Is er ruimte voor ieders inbreng? Beïnvloeden de groepsleden elkaar positief? Brengen ze elkaar op gedachten? Is er openheid en vertrouwen tussen mensen? Wordt er open gedacht? Is er voldoende rust en energie om een complexe vraag te beantwoorden? Het hele proces gaat over spelen met energie.”
De fysieke omgeving kan je volgens Broekman ondersteunen bij het creëren van de ‘ruimte’ die je nodig hebt in je hersenen. “Frisse lucht, licht, openheid, bewegingsvrijheid.“
Ontwerpstudio VanBerlo ontworpen met Atelier VanBerlo
“Voor het nieuwe onderkomen van ontwerpbureau VanBerlo wilden we een inspirerende plek, speels, dynamisch en vol warmte. Een plek waar je op nieuwe ideeën komt. Een plek die zichzelf continu vernieuwt.”
Aan het woord is Janne van Berlo, oprichtster van Atelier VanBerlo, architect en dochter van Ad van Berlo, de oprichter van het ontwerpbureau VanBerlo.
”Mijn vader is een visionair. Op dit gebouw, de oude Philips-energiecentrale, had hij al in 2010 zijn zinnen gezet met het idee om daar een nieuwe VanBerlo-wereld van te maken, de motor van een op te starten ‘innovation-district’.” Toen ik eindelijk afgestudeerd was kreeg ik van hem de opdracht om de VanBerlo-studio te ontwerpen.”
De studio is de grootste bron van inspiratie: “De studio’s hebben we wit gehouden, om zo ruimte te bieden in de gedachten van de ontwerpers voor nieuwe ideeën. We hebben expres niet alles tot in de puntjes uitgewerkt om ruimte over te laten voor eigen inbreng, zodat het voelt als hún studio. Zo hebben de ontwerpers de muur in de lunchruimte behangen met eigen schetsen. De studio’s worden continu veranderd door de ontwerpers.
Innovatiehub HangarK
“Bij HangarK willen we voortdurend in ontwikkeling zijn. Door steeds wisselende teams en bedrijven bij elkaar te brengen, ontstaat een ecosysteem.”
“Om zo’n ecosysteem mogelijk te maken, is flexibiliteit in het interieur nodig. Alles past in elkaar en is uitwisselbaar. Hierop aansluitend is een modulair wand- en meubelontwerpplan uitgedacht. Met slechts enkele modulen kunnen we veel variatie bouwen.” Alle verbindingen voor het meubilair en de wanden zijn aan elkaar geschroefd, waardoor het makkelijk in en uit elkaar te halen is. Het roept een opbouwmentaliteit op.”
Meest geliefd zijn de informele plekken met LCD-schermen en hoge tafels, voor tussentijdse meetings of gewoon voor iemand die even op een andere plek wil gaan werken. Hier worden ook verrijdbare whiteboards veel gebruikt voor ‘scrummen’ en ‘agile’ werken. Een ander uniek punt: “de oranje-rode strepen op de grond symboliseren de spoorlijnen. Bij de receptie kunnen ze zeggen ‘volg het spoor en bij spoor 10 vind je bedrijf X’.
Het creatieve spel en de spelersmentaliteit!
Ontwerper Richard Hutten: “Het creatieve proces is als een spel, een soort pingpong. Mijn klant komt met een vraag, daar geef ik een antwoord op en dan begint de dialoog, het spel.”
“Ontwerpen is experimenteren. Je leert net zo veel van je fouten als van geslaagde experimenten. Een experiment is altijd geslaagd, ook al is het resultaat niet dat wat je van tevoren zou willen. Experimenteren is verschillende opties proberen om tot een perfect resultaat te komen. Dat spel beheers ik steeds beter.”
“Creativiteit is voor mij een spier die ik elke dag train. Spelen is leren. Elke dag ben ik wel wat aan het onderzoeken, doe ik nieuwe kennis op, breid ik mijn ervaring uit, waardoor ik steeds sneller tot een interessant ontwerp kom.”
StudioVIX verricht veel onderzoek over de invloed van interieurontwerp op mensen, organisaties en maatschappij en visa versa, samen met kennispartijen. Hierover schrijven we, geven we advies en de verworven kennis gebruiken we in onze interieur- en productontwerpen.