De Nieuwe Vergaderlobby

Divers, Uniek en Inspirerend

Dit artikel gaat over het “INSPIRIUM”, de vergaderlocatie waar nieuwe inzichten ontstaan, innovatie bloeit, en nieuwe koersen worden uitgezet. StudioVIX schreef dit artikel voor het vakblad: HOTELVAK.

Bezoekers een glimlach, goede energie en net wat meer meegeven dan ze verwachten van een vergadering, werk- of trainingssessie buiten de deur: hoe doe je dat? Anders dan wat ze kennen van kantoor. Meer gericht op het stimuleren van actieve interacties, van creativiteit, op het creëren van nieuwe inzichten, van mooie momenten die hen bijblijven en hen verder brengen. Maar hoe doe je dat?

De creatieve vergader-lobby voor meer interactie plezier en resultaat
Hotel business lounge met unieke whiteboards van Studio VIX

Een gevarieerd vergaderlandschap

Voor elke type gesprek een andere ruimte

Je zult de zakelijke klant, wiens materie steeds complexer wordt en wiens stakeholders veeleisender en diverser worden, zowel in zijn denken als zijn doen in beweging moeten zetten. Je zult dat moment van fysiek bij elkaar komen, in de koelte van het échte, extra waardevol moeten maken, zeker nu met het vele hybride werken. Als je voortdurend met bits en bytes bezig bent en achter één of meerdere schermen gekluisterd zit, neemt het verlangen naar sociale interactie, elkaar kunnen zien en ervaren, toe. In analoge ontmoetingen verwerken onze hersenen de informatie die tot ons komt anders dan in de digitale context. We begrijpen elkaar beter, hebben meer empathie voor elkaar en bouwen meer vertrouwen op in elkaar. Met onze gezichtsuitdrukking, onze lichaamstaal en onze aura brengen we naast emotionele waarde, extra contextuele informatie over.

Om de professional uit zijn gangbare werksituatie te halen, zal je als vergader-/trainingslocatie een verscheidenheid aan ruimten, zit- en interactiegelegenheden moeten bieden, gericht op verschillende doelen: ‘fris en helder denken’, ‘rust en focus’, ‘creatief en speels werken’, ‘inspireren en verbreden’, ‘ontspanning en sociale interactie’. Creëer een Inspirium: een atrium met een verscheidenheid aan zones, binnen en buiten.

Fris en helder; Creatief en speels’; Inspirerend en verbredend; Rust en focus
Voor het vrij en fris denken zijn frisse lucht, licht, openheid en bewegingsvrijheid goed. Fris ergens tegenaan kijken vraagt om een frisse omgeving. Rust in het interieur zorgt voor rust in je gedachten. Geborgenheid zorgt voor focus. Het creatieve proces vraagt om afwisseling: voor het divergerend denken, nieuwe mogelijkheden zien en creëren heb je openheid, ruimte en prikkels nodig. Voor convergeren heb je concentratie nodig; rust, orde en een zekere teruggetrokkenheid. Waar geel en oranje positieve energie uitstralen, geven hoogte ruimte en zichtlijnen openheid en perspectief. Onverzadigd groen en blauw stralen rust, ritme en vertrouwen uit. Een verlaagd plafond of een afgeschermd hoekje komt de concentratie ten goede. Planten werken in beide situaties goed. In planten zit leven, variatie en energie, maar ze zorgen ook voor rust in je hoofd.

AKTIVEER LICHAAM EN GEEST

Een verandering in positie, zoals bewegen of een nieuwe omgeving, activeert de hersenen. Nieuwe connecties die dan in onze hersenen worden gemaakt, zorgen voor nieuwe inzichten. Een spel, een kopje koffie, een lunch of een wandeling kunnen eenzelfde effect opleveren, naast dat ze zorgen voor ontspanning en een aangename sociale interactie. Het inrichten van een goede vergaderruimte wordt complexer en vraagt om kennis van design, psychologie, werkprocessen, …. De omgeving is immers onze derde huid en geeft richting aan onze stemming, gedachten en activiteiten.

Een wilde kleurbeleving is erg leuk, maar kost energie en haalt je uit je gedachtestroom als je iets aan het onderzoeken bent. Zij die extrovert zijn gedijen er mogelijk okay bij maar zij die meer introvert zijn raken er snel vermoeid van. In veel gevallen wil je de hersenen niet afstompen noch overprikkelen. Je wilt ze heel specifiek prikkelen. Dat kan met vormtaal, architectuur, meubilair, materialisatie, … Zo zetten hardere materialen en geometrische vormen aan tot abstract en helder denken, terwijl stof, hout en organische vormen je aanzetten tot dieper, strategisch denken. Zo kan je een interessante dynamiek creëren in een omgeving waarbij je de zintuigen heel gericht prikkelt voor een bepaald doel.

Hotel business lobby om actief te vergaderen

INSPIRERENDE VERGADERLOCATIES

Hotel en trainingscentra De Baak creëert met haar kunst, haar bos, haar strand, haar reizen, haar koks heel bewust een ontmoetingsomgeving waarbij convergeren – in jezelf gekeerd, reflecteren en jezelf respecteren – en divergeren – naar buiten kijken en jezelf vernieuwen – centraal staan. Haar vergader- en trainingsfaciliteiten in de bossen van Bilthoven zijn ideaal voor sessies waarbij bezinning, veiligheid, relaties bouwen en verbindingen leggen een rol spelen. De kust, het strand, de zee als omgeving, waar De Baak ook zit in Noordwijk, leent zich bij uitstek voor situaties waarbij je groots gaat denken, je inzichten gaat exploiteren en ze gaat toetsen aan de buitenwereld.

Vergader-lobby in de tuin van DE BAAK

Het is bij trainingen, heidesessies en vergaderingen vaak de kunst om jezelf te blijven in de dynamiek van het gezelschap. Dan ben je op je sterkst en voel je je het prettigst. De omgeving kan je hierbij helpen; om de juiste mindset en context op te roepen.

Congres- & Vergaderlocatie

Kapellerput

Een verandering in positie, zoals bewegen of een nieuwe omgeving, activeert de hersenen. Nieuwe connecties die dan in onze hersenen worden gemaakt, zorgen voor nieuwe inzichten. Een spel, een kopje koffie, een lunch of een wandeling kunnen eenzelfde effect opleveren, naast dat ze zorgen voor ontspanning en een aangename sociale interactie. Het inrichten van een goede vergaderruimte wordt complexer en vraagt om kennis van design, psychologie, werkprocessen, …. De omgeving is immers onze derde huid en geeft richting aan onze stemming, gedachten en activiteiten.

Een wilde kleurbeleving is erg leuk, maar kost energie en haalt je uit je gedachtestroom als je iets aan het onderzoeken bent. Zij die extrovert zijn gedijen er mogelijk okay bij maar zij die meer introvert zijn raken er snel vermoeid van. In veel gevallen wil je de hersenen niet afstompen noch overprikkelen. Je wilt ze heel specifiek prikkelen. Dat kan met vormtaal, architectuur, meubilair, materialisatie, … Zo zetten hardere materialen en geometrische vormen aan tot abstract en helder denken, terwijl stof, hout en organische vormen je aanzetten tot dieper, strategisch denken. Zo kan je een interessante dynamiek creëren in een omgeving waarbij je de zintuigen heel gericht prikkelt voor een bepaald doel.

MET Hotel Amsterdam brainstormruimte
Studio VIX whiteboards voor in de hotel business lounge

'HACKABLE' OMGEVINGEN

met ruimte om ideeën, plannen, gedachten te visualiseren

Voor innovatie- en planningsessies zijn meer speelse, meer hackable omgevingen gewenst. Een ruimte waar spullen aanwezig zijn waarmee je iets kunt visualiseren, waar het meubilair verplaatsbaar is, waar wanden bekleed en beschreven mogen worden en waar je iets kunt bouwen en verbouwen. Steeds meer organisaties maken met infographics en illustraties hun uitdagingen inzichtelijk. Je gedachte vertalen naar beeld is een fijn en actief proces. Met een tekening kun je nooit iets fout zeggen, het wordt sneller gelezen en langer onthouden. Mensen worden bij het tekenen van zaken vaak wat stoutmoediger, ze durven meer en er wordt meer geaccepteerd. Je kunt projectroutes visualiseren, de emoties van het team weergeven, klantenscenario’s uittekenen, oplossingen visualiseren. Het visualiseren van een probleem of een nieuwe situatie geeft een dusdanige voorstelling van het geheel waardoor je het beter kunt beoordelen, zodat je sneller en effectiever naar een goed resultaat werkt. Het helpt om je in een situatie te verplaatsen, elkaar beter te begrijpen en overzicht te bewaren. Zo ook het plakken van post-its op een bord, ze toelichten, samen bespreken, ordenen en uitwerken. Het zorgt voor betrokkenheid en voor het eenvoudig uiteenrafelen van complexe problemen. Vooral veel ICT, banken, verzekerings- en energiebedrijven en overheidsbedrijven werken met visualisaties in meetings juist omdat zij te kampen hebben met complexe materie en ze vaak in korte tijd een verandering moeten realiseren. Ze moeten het hele team en de stakeholders snel op één lijn krijgen.

Creatief denken stimuleren

Kapellerput

Een interessante speelruimte is de centrale trainingsruimte van THNK-School voor creatief leiderschap in Amsterdam. Hier staat het innovatieve proces centraal: kennis delen, waarnemen, experimenteren, associëren, enzovoort. Dat vraagt om actie, het aan de slag gaan. Hiertoe staan er verrijdbare werkstations in de ruimte waar je aan kunt klussen. Aan deze werkstations sta je, want als je staat, ben je creatiever. Je kunt het bovenste blad ervan opklappen om een eigen hoekje te bouwen, want in hoekjes voel je je veiliger en ben je creatiever. Op de bladen kun je met markers schrijven en post-its plakken. In de laden van het werkstation zitten post-its, scharen, lego, stiften, die je er zo bij kunt pakken. Een innovatieve speelplaats, maar niet voor mijn zakelijke klant, denk je misschien. Maar hier maken executives van over de hele wereld, ongeacht leeftijd of industriesector, de ruimte zich makkelijk eigen, waarbij ze dingen pakken, verplaatsen, ophangen, maken, enzovoort.

Vergaderlocatie inspirerend ontwerpen
Hotel vergaderruimte in stijl met verrijdbare whiteboards

Jouw vergaderzone ombouwen tot een Inspirium?

Wij van StudioVIX – Interieuradvies & Ontwerpbureau – zijn gespecialiseerd in het ontwerpen van vergaderruimtes die passen bij jullie ambities en identiteit. Interieuromgevingen die  mensen energie geven en waar ze waardevolle ervaringen in opdoen.Inspirerend, vitaliserend, creatief en doeltreffend.

Vanuit onze specialisatie hebben we door de jaren heen mede:

  • Een portfolio opgebouwd van unieke vergaderproducten: whiteboard,, flip-over en studiotool concepten die internationaal een plek hebben gekregen op de mooiste vergaderlocaties, waarvan vele kantoren en hotels.
  • Verschillende boeken en gidsen geschreven over: Nieuwe Werkvormen, Het Vergroten van Sociaal Kapitaal en Creatieve Leer- & Werkomgevingen.

Graag kijken we samen met jullie naar jullie ruimte om te zien hoe we deze waardevoller kunnen maken voor jullie en jullie bezoekers.

 

Leuk als je contact opneemt met ons