Hybride werken & het kantoorlandschap
Wat is een goede balans tussen thuiswerken en werken op kantoor? De COVID-lockdown heeft ons werk- en woonlandschap ingrijpend veranderd. Maar wat maakt dat we toch graag naar kantoor toe gaan? In dit artikel vatten we de effecten van thuiswerken samen op basis van bevindingen uit de lockdown-periode, inzichten van experts en onderzoeksresultaten.
Dit artikel schreef StudioVIX voor het kantoorinrichtingsvakblad Inside Information
Vitaal hybride werken
In de COVID lock-down werd het kantoorleven even uitgebannen; we miste onze collega’s, de onderonsjes, het samenwerken aan een groter geheel. “Mensen zijn groepsdieren. We hebben elkaar nodig voor ons zelfvertrouwen, om ons goed te voelen, om de juiste breinstofjes aan te maken”, zegt Hidde de Vries van The Recharge Company. “Wezenlijk persoonlijk contact is de enige manier om onze voorraad oxytocine, het hormoon dat vrijkomt als mensen zich verbonden voelen met elkaar, aan te vullen. Zeker in de lock-down periode ervaarde we een zekere technologie-moeheid. De technologie hielp ons om op afstand te doen wat we anders in persoon deden. Wat we ervaarde: We willen meer dan een oppervlakkig online contact. Sommige mensen, die maandenlang alleen thuiswerkte, ervaarde gevoelens van vervreemding. Ze wisten dat hun werk een klein onderdeel vormde van een geheel, maar hun gevoel voor dat geheel vervaagde – zoals bij arbeiders aan de lopende band zei Karl Max ooit” aldus GZ-psycholoog Leon van Skils (1). We kregen er nieuwe gezondheidsklachten bij zoals vermoeidheid, stress, concentratieproblemen.
Kantoorbeleving
“Kantoor is voor veel menen een ‘discipline-ruimte’, een plek die ze nodig hebben om productief te zijn, waar ze in hun werkcontext zitten, die ze aanzet tot werken. Thuis liggen er vele verleidingen op de loer, zoals een wasje. Op kantoor voel je de spirit- samen werken we naar een doel toe- daar ervaar je verbondenheid. Daar beleef je waar de organisatie voor staat, waar je trots op kan zijn dat je daaraan bijdraagt” , aldus onderzoekspsycholoog Stephan Grünewald.
Creativiteit, leren van anderen op kantoor
Leesman ondervroeg ruim 145.000 werknemers naar hun thuiswerk ervaringen. ‘In de thuissituatie kan je goed geconcentreerd werken, goed stukken tekst doornemen en beter een telefoon-, video- en privégesprek voeren. Daartegenover staat dat de kantooromgeving beter geschikt is om te leren van anderen, voor de informele sociale interactie en voor het ontvangen van klanten en bezoekers. 34 % meldt dat het ‘Leren van anderen’ thuis niet wordt ondersteund en nog eens 29 % beweert niet in staat te zijn om thuis samen aan creatief werk te werken. Vrijwel 100% geeft aan dat het kantoor beter geschikt is voor het ontvangen van klanten en bezoekers.
Het sociaal kapitaal
CBRE schrijft in hun whitepaper – Hybride werkvormen- hoe belangrijk het kantoor is voor het sociaal kapitaal. Dat cruciale projecten die vergaande samenwerking vereisen, werden in de COVID periode in een light-versie worden afgerond. De innovatie, het echt oplossen van het probleem bleef uit.
Inzichten uit de Leesmans thuiswerkstudie tonen aan dat 35 % van de thuiswerkers zich niet verbonden voelt met hun organisatie wanneer ze thuis werken en nog eens 31 % voelt zich niet verbonden met hun collega’s.
Het kantoor van de toekomst
“We zullen huizen bouwen met de gedachte dat er ook gewerkt zal worden. Er zullen werk-hubs overal in de stedelijke omgeving gaan ontstaan, in parken, in de winkelstraat en in vele andere openbare plekken. Door de beperkte vrije ruimte in de steden en de behoefte om de drukte, de stress te ontsnappen zullen daken met groen beplant worden en voorzien worden van werkplekken”, is de visie van architect Stefano Boeri.
We krijgen publieke, semipublieke en privé koffiebar-werkplekken die het koffie ritueel op kantoor gaan vervangen, puur omdat we behoefte hebben aan ontspanning en sociale contacten.
De architectonische gevolgen van de COVID periode, het hybride werken: “Er zal steeds meer aandacht worden geschonken aan de zintuigelijke beleving, per activiteit zal een ander gevoel, een ander energieniveau worden opgeroepen, thuis en op kantoor. De natuur neemt een belangrijkere rol in in de interieuromgeving. Het is de natuur die al onze zintuigen aanzet, die ons het besef van leven geeft in een digitaal tijdperk. Flexibel inzetbare meubels met meerdere functies er zullen meer komen”, is de verwachting van interieurarchitect Ilse Crawford.
“De inrichting van kantoren zal meer flexibel en dynamisch worden. Het toekomsttraject van kantoren is niet te voorspellen. Kantoren gaan continu veranderen”, voorspelt Rosie Haslem- directeur van Spacelab
Innovatie LABs
“De aandacht gaat meer naar innovatie labs, plekken waar (scrum) teams samen komen, waar samen wordt gewerkt. Kantoren zullen minder een plek zijn voor routine werk, maar meer een hospitality plek voor leren, voor samenwerken, voor creatieve activiteiten”, zegt Jeremy Myerson – Directeur Worktech Academy & Royal college of art in London.
McKinsey schrijft in het artikel ‘The office and work life after COVID’ dat kantoren vooral uit interactie ondersteunende werkomgevingen gaan bestaan waar men op een manier kan samenwerken die online niet mogelijk is. Zij stellen zelfs de vraag of niet 80% van het kantooroppervlak sociaal interactieve activiteiten zou moeten ondersteunen.
Een gevarieerd kantoor-landschap
Deignan, directeur kantoormeubel diensten bij CBRE: “De grootste focus zal komen te liggen op samenwerkingsconcepten. Plekken waar mensen fysiek samenkomen om te overleggen, innovatieve ideeën uit te wisselen, crises op te lossen, wederzijdse belangstelling te tonen, verhalen te vertellen en hun gedeelde waarden te toetsen. Maar daar zijn ze niet de gehele dag mee bezig.”
Uit het onderzoek van Leesman is gebleken dat werknemers die meer activiteiten op het werk doen, de verscheidenheid aan werkruimte tijdens de lockdown misten en gefrustreerd waren over de eendimensionale aard van de thuisomgeving. Het van plek veranderen zorgt er voor dat je vanuit een andere hoek naar de dingen kijkt wat weer goed is om tot nieuwe inzichten te komen.
Aspiratie & creativiteit
Architect Itai Palti Itai: “Bedrijven zullen moeten inspelen op aspiratie en creativiteit. ‘Motivatie vraagt om een betekenisvol doel waar je aan bij wil dragen. Het kantoor moet een plek zijn waar je de cultuur ervaart, waar je samen aan een doel werkt waar je trots op bent. Je wil weten waar het bedrijf voor staat, dat vraagt om het symboliseren van aspiraties.”
Het kantoor van morgen
Het hybridewerken is een feit, we hebben het massaal getest, we zijn er aan gewend geraakt en volgens Leesmans thuiswerkstudie (> 145.000 werknemers) scoort het thuiswerken niet slechter dan werken op kantoor. De meerderheid geeft aan zo’n twee dagen per week thuis te werken na Corona.
Een kleinere bezetting leidt tot meer flexwerken op kantoor. Aanbevolen is om wel met team-zones te werken. Mensen werken het prettigs in een vertrouwde omgeving in de buurt van directe collega’s.
Akoestiek is een punt van aandacht. Het referentie kader is verandert: thuis is men gewend aan rust. Daarnaast zorgt de toename in onderlinge afstemmingen op kantoor en de video-gesprekken op de werkvloer voor extra rumoer.
Een gevarieerd activiteit-ondersteunend landschap zal verder ingeburgerd raken in de kantoren, waarbij de interactie, de creativiteit ondersteunende ruimten zullen domineren. Innovatielabs waar de interactie centraal staat zullen hun plek veroveren, sommigen zullen puur analoog gericht zijn.
Wat scoort goed?
Interessant is om te kijken naar kantoren die goed scoren op de Leesmans index, waarvan 90% van de werknemers voltijds dan wel 4 dagen per week op kantoor wil werken. Zij scoren relatief ten opzichte van andere kantoren goed in de aspecten:
– ondersteuning van creatief denken +20.6,
– informele ongeplande overleggen +20.3,
– ontspanning en pauze nemen +20.1;
– een gevarieerd landschap met verschillende type werkomgevingen +33.5;
– informele werkzones/ break-out zones +32;
– Atrium-gemeenschappelijke zones +31;
– een omgeving waar men trots op is +27,8;
– een aangename-plezierige omgeving +19,
– een werkomgeving waar ik productief kan zijn +17%
StudioVIX verricht veel onderzoek over de invloed van interieurontwerp op mensen, organisaties en maatschappij en visa versa, samen met kennispartijen. Hierover schrijven we, geven we advies en de verworven kennis gebruiken we in onze interieur- en productontwerpen.